7 bước nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam

Nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng, minh bạch xuất xứ và xây dựng nền tảng giao thương lâu dài. Để lô hàng đi đúng tiến độ, doanh nghiệp nên tổ chức quy trình theo từng bước thay vì xử lý riêng lẻ khi hàng đã đến cửa khẩu.

Bước 1: Lập kế hoạch và xác nhận điều kiện nhập khẩu

Xác định chủng loại, quy cách, số lượng, giá trị, phương thức vận chuyển và thời điểm hàng về. Song song, rà soát quy định quản lý đối với mặt hàng để biết có yêu cầu giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện kỹ thuật nào không.

Bước 2: Thống nhất hợp đồng và điều kiện giao hàng

Hợp đồng cần thể hiện rõ hàng hóa, giá, điều kiện giao nhận, điều khoản thanh toán và trách nhiệm mỗi bên. Điều kiện giao hàng ảnh hưởng đến việc ai mua bảo hiểm, ai đặt vận chuyển và bộ chứng từ cần nhận. Hãy yêu cầu người bán gửi bản nháp hóa đơn và phiếu đóng gói sớm để rà soát.

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ lô hàng

Các chứng từ thường gồm hợp đồng, commercial invoice, packing list, vận đơn và chứng nhận xuất xứ nếu có. Với từng nhóm hàng có thể bổ sung giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc giấy phép. Một sai khác nhỏ về tên hàng, đơn vị tính hay số lượng có thể kéo dài thời gian xử lý.

Bước 4: Khai tờ khai điện tử

Dữ liệu khai báo phải dựa trên chứng từ đã đối chiếu. Khi hệ thống phân luồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị theo yêu cầu tương ứng: luồng xanh hoàn tất thủ tục điện tử, luồng vàng kiểm tra hồ sơ và luồng đỏ có thể kiểm tra thực tế hàng.

Bước 5: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Thuế nhập khẩu, VAT và các khoản liên quan cần được tính trước để tránh chậm thông quan. Nếu hàng có chứng nhận xuất xứ hợp lệ, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng áp dụng ưu đãi thuế theo quy định hiện hành.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng và đưa hàng về kho

Nhận lệnh giao hàng, theo dõi lịch cảng/kho và hoàn thiện các bước giám sát hải quan. Với container, phải quản lý sát hạn lệnh, thời hạn mượn và trả rỗng để kiểm soát chi phí phát sinh.

Bước 7: Đối chiếu, lưu hồ sơ và rút kinh nghiệm

Sau khi nhận hàng, kiểm đếm thực tế, ghi nhận chênh lệch và lưu bộ hồ sơ theo lô. Dữ liệu này là cơ sở để tối ưu mã hàng, thời gian vận chuyển và chi phí cho các lần nhập tiếp theo.

Lưu ý: Quy định có thể thay đổi tùy mặt hàng và thời điểm; với lô hàng mới hoặc có điều kiện, cần kiểm tra lại chính sách trước khi triển khai.

Tham khảo phương án vận chuyển tại VChina Sourcing.